تخصّص معظم الشركات يوماً في الأسبوع لعقد اجتماع دوري يتم في خلاله مناقشة تفاصيل العمل، والمشاكل المطروحة، وكيفيّة تطوير الخطط المستقبليّة.

لكن، لاجتماعات العمل أهدافاً يجب التنبه لها لكي لا تدخل الشركة في روتين يؤدّي الى ملل الموظف من الاجتماعات، خصوصًا تلك التي تُعقد أكثر من مرّة في اليوم الواحد.

تشمل عادةً الاجتماعات التي تؤدي إلى الشعور بالملل تلك التي تفقد لهدف معيّن أو هيكليّة محددة، والتي يمكن اختصارها في بريد الكتروني، والتي تغيب فيها مسألة محددة للتشاور فيها، والتي تتحوّل بعد ٥ دقائق إلى محادثة روتينيّة، والتي يترأسها موضوع لا يهم الجميع.

لذلك، ومن أجل الحفاظ على معنى اجتماعات العمل وقيمتها، إليك بعض نصائح الوظيفة الخاصة بالاجتماعات:

استبدال الاجتماع ببريد الكتروني

في الكثير من الأحيان، يكون اجتماع العمل روتيني، تقليدي، ممل ولا جدوى منه، بحيث يكتفي المدير في خلاله بتقديم توجيهات ونصائح للعمل، ودروسًا في الوظيفة وكيفية تحقيق الأرباح، في الوقت الذي يمكن أن يعرض هذه التفاصيل عبر إيميل يختصر فيه عنصر الوقت، ويوفر على الموظفين الكثير من الضغط.

وضع جدول محدّد للاجتماع لكي لا يتحوّل الى جلسة ترفيهية

تعتبر الاجتماعات المجدولة بانتظام ضروريّة بالنسبة لسير العمل في الشركات. لكن، يجب ألا تتحول هذه الاجتماعات إلى جلسات ترفيهيّة لتبادل الأخبار والأحاديث، في الوقت الذي يمكن الاستفادة من هذا الوقت بالعمل. لذلك، من المهم وضع أجندة محدّدة للاجتماع من أجل الحفاظ على تركيز جميع الحاضرين. أما الاجتماعات العشوائيّة والمفاجئة، فتجعل من الصعب على الموظفين الاستعداد لها وتمنعهم من تأدية عملهم الفعلي.

الاعتماد على اجتماعات الوقوف

تقدّم الشركات الكبرى نموذجًا ناجحًا في إدارة العمل وتقديم نصائح للوظيفة للعمل بطريقة سليمة ومنتظمة. وتوصي هذه الشركات بضرورة إجراء اجتماعات دوريّة مع الموظفين بشرط أن تكون الاجتماعات سريعة ومختصرة. ويجب اتباع اهم دروس للوظيفة تم اعتمادها في الفترة الأخيرة، وهي الاعتماد على ما يُعرف بـ"اجتماعات الوقوف" والتي تتميّز بكونها قصيرة جداً بحيث لا يحتاج الشخص فيها إلى الجلوس. كما أنها تحافظ على انسجام الموظفين وتقلّل من الشعور بالملل.

تحفيز الموظفين في الاجتماع

لا يحتاج الموظف إلى نصائح للعمل بقدر ما يحتاج إلى تحفيز لإعطاء أفضل ما لديه. ويساهم التجديد في فكرة التواصل بين الموظف والمسؤول في زيادة إنتاجيّة العمل. كما أن القيام بوضع أهدافًا واضحة خلال الاجتماع يمنح الموظفين شعورًا بالأهمية، ويدفعهم إلى التركيز على ايجاد الحلول بدلًا من المشاكل.  يحفّز ذلك الموظفين أيضاً على طرح أفكار متجدّدة من شأنها أن تزيد من الإنتاجيّة وتحسّن من سير العمل داخل المؤسسة.

وتجدر الإشارة ختامًا أنّ على كل مسؤول في العمل أن يعرف أنّ عدم التفكير في العمل لـ 5 ساعات في الأسبوع يعزّز إنتاجيّتك.